0 km

Übersicht: Ratgeber Events

Tipps für die Planung, Organisation & Durchführung von Veranstaltungen

Bild Event Eine Veranstaltung zu organisieren benötigt Zeit und Geschick

Die Planung von Veranstaltungen bedarf einer gründlichen Vorbereitung. Ob ein großer Kongress oder aber ein kleineres Seminar – die Planung, Organisation und Durchführung muss mit kühlem Kopf geschehen. Ein schlecht organisiertes Event rückt den Organisator und Auftraggeber in ein negatives Licht. Markt.de gibt Tipps, wie Ihr Event ein Erfolg wird.

Startschuss der Event-Planung

Wenn Sie just im Moment vor der Organisation eines Events stehen, müssen Sie sich zuerst fragen, ob Sie die Organisation alleine übernehmen oder aber ob Sie einen Experten bzw. eine Veranstaltungsagentur engagieren. Ein Experte kann Ihnen mitunter mit nützlichen Tipps zur Seite stehen und kreative Anregungen geben. Die selbstständige Event-Planung erscheint im ersten Augenblick kostensparend, kann sich aber im Endeffekt auch als wirtschaftliche Fehlentscheidung erweisen. Wenn Sie mit Profis zusammenarbeiten wollen, lassen Sie sich Referenzen zeigen bzw. erkundigen Sie sich über die Berufshistorie. Im nächsten Schritt empfiehlt sich die Bildung eines Planungskomitees. Die Personen müssen zuverlässig, flexibel, verantwortungsbewusst als auch teamfähig sein. Übernehmen Sie die Planung ausschließlich mit firmeninternen Mitarbeitern, müssen Sie mit der Verteilung der verschiedenen Verantwortungsbereiche beginnen. Beauftragen Sie jedoch externe Profis, gilt es zunächst eine Angebotsanfrage mit den wesentlichen Informationen zum Event (Teilnehmerzahl, Zielgruppe etc.) zu generieren.

Budget

Grundsätzlich muss zunächst das Budget geregelt werden. Die Planung dessen umfasst vorgesehene Kosten, Einkunftsquellen und vorgesehener Gewinn. Viele Unternehmen greifen dabei auf das sogenannte Fixbudget zurück. Das angestrebte Ziel kann es aber natürlich auch sein, dass das Event Gewinn abwirft – in Form von Anmeldegebühren, Eintrittskarten, Sponsoren, Merchandising usw. Steht die Gewinnorientierung bei Ihrer Planung nicht im Vordergrund, müssen Sie zu Beginn festlegen, welche Kosten der Auftraggeber trägt und welche die Teilnehmer. Vergessen Sie bei der Kalkulation der Kosten bitte nicht, dass Sie eine Versicherung abschließen müssen. Ein abgeschlossener Versicherungsschutz bewahrt Sie vor möglichen Risiken. Legen Sie etwa 20 Prozent des kalkulierten Betrages für unvorhergesehene Ausgaben zurück.

Terminplanung

Bild Musikband Für größere Events ist es empfehlenswert eine Musikband zu buchen

Wichtig für den Erfolg der Veranstaltung ist eine langfristige Planung. Planen Sie auch Zeiträume wie Schulferien oder Brückentage mit ein. Elementar ist vor allem die Festlegung einer realistischen Vorlaufzeit für die Organisation des Events. Im Allgemeinen wird für die Organisation einer Großveranstaltung bis zu ein Jahr Vorlaufzeit benötigt:

Rechnen Sie beispielsweise bei einer zwei- bis dreitägigen Konferenz und ca. 200 Teilnehmern mit einem Arbeitsaufwand von 250 Stunden bzw. sechs Arbeitswochen. Vor dem Veranstaltungsstart ist mit drei Arbeitstagen von je 18 Stunden zu rechnen.

Bedenken Sie u. a., dass Sie verschiedenste Redner oder auch Musiker buchen müssen, für die die frühzeitige Inkenntnissetzung ein Muss ist: Berufliche Verpflichtungen der Teilnehmer oder auch andere stattfindende Veranstaltungen sind Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt! Wie Sie die passende musikalische Untermalung finden, erfahren Sie im Ratgeber Musikbands finden. Denken Sie auch daran, gegebenenfalls (je nach Event) professionelle Fotografen zu engagieren, die das Event dokumentieren.

Veranstaltungsort

Für die Aufstellung der Kosten ist auch der Ort des Events entscheidend. Die Entscheidung selbst wird zumeist durch die Geschäftsführung oder dem Auftraggeber getroffen. Entscheidend ist hierbei die Ausrichtung an den Bedürfnissen der Zielgruppe. Besucher sollten außerdem kein Problem haben, die Veranstaltung mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. Überaus hilfreich für Ortsfremde ist dabei eine Wegerklärung bzw. Beschreibung der Verkehrsanbindung auf den Einladungen. Außerdem kann auf dieser eine Buchungsmöglichkeit für ein in der Nähe gelegenes Hotel mit angefügt werden. Berücksichtigung muss ebenso die Erwähnung von Parkmöglichkeiten finden. Zur Orientierung der Besucher ist es ratsam, den Veranstaltungsort am finalen Tag auszuschildern.

Einladungen

Die Einladung sollte sich durch etwas Besonderes auszeichnen – aber Achtung, weniger ist auch hier mehr. Eine Prise Kreativität kann jedoch nicht schaden. Dem Umschlag sollte eine Antwortkarte beiliegen. Absender und Teilnahmebestätigung gehören auf dieselbe Seite. Elementar sind zudem die Angabe von Fax- sowie Telefonnummer als auch E-Mail-Adresse der Organisationsleitung im Falle etwaiger Rückfragen. Hilfe bei der Mediengestaltung finden Sie in den Kleinanzeigen bei markt.de.

Räumlichkeiten & Gastronomie

Bild Catering Das Catering kann von externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden

Die Akustik und die Lichtverhältnisse müssen im Vorfeld überprüft werden. Ein Mitarbeiter des Raum- oder Anlagenvermittlers sollte am Tag der Veranstaltung zugegen sein, um bei Problemen weiterhelfen zu können. Halten Sie die Nummer des Hausmeisters griffbereit. Verlassen Sie sich jedoch nicht ausschließlich auf andere Personen. Das Bereithalten von technischen Alternativen (Ersatz-Mikrofon etc.) kann sich mitunter als überaus nützlich erweisen.

Hinsichtlich der Speisen und Getränke sei erwähnt, dass Sie die gastronomischen Gegebenheiten an dem von Ihnen ausgewählten Tagungsort im Vorfeld überprüfen müssen. Sollten diese Ihren Ansprüchen nicht genügen, bleibt so genügend Zeit, um einen externen Dienstleister zu beauftragen. Mehr Informationen erhalten Sie unter Partyservice und Catering – Was ist bei der Buchung zu beachten?

Details

Die Feinplanung darf nicht unterschätzt werden. Für den exakten und damit erfolgreichen Veranstaltungsablauf kann es nicht schaden, wenn Sie ein sogenanntes Regiebuch anfertigen, in dem Sie die Tagesplanung minutiös dokumentieren. Notieren Sie sich in diesem auch benötigte Telefonnummern aller Beteiligten (Mitorganisatoren, Vermieter, Referenten etc.). Um sich Krisenmanagement am Vortag zu ersparen, hilft eine vorausschauende Planung – rechnen Sie mit allen Eventualitäten!

 

 Twittern

Verwandte Themen

Musikbands finden - Ratgeber

Countdown für eine Party: Geburtstagsfeier und Party Schritt für Schritt planen

Partyservice und Catering - Was ist bei der Buchung zu beachten?

Den richtigen DJ über Kleinanzeigen finden

Kleinanzeigen zu Kreatives & Events

Mache FaceTime und verkaufe Bilder und Videos von mir in 53332
Mache FaceTime und verkaufe Bilder und Videos von mir

Hey bin Yasmina 19 komme aus Frankfurt.
Verkaufe Bilder und Videos von mir.
Verkaufe auch FaceTime.
Preis wird privat besprochen

10 € VB

53332 Bornheim (Nordrhein-Westfalen)

04.05.2021

Räumlichkeiten für Meetings/Kurse/Workshops etc, in 53840
Räumlichkeiten für Meetings/Kurse/Workshops etc,

Eine Oase im Paradies für Dich (und Dein Gäste):
Du suchst einen ruhigen Ort für ein one to one Meeting mit Deinem Geschäftspartner?
Du suchst einen Ort zum Vorträge halten?
Für Sales & Marketing...

VB

53840 Troisdorf

27.04.2021

Räumlichkeiten für Geburtstage & andere Feiern in 53840
Räumlichkeiten für Geburtstage & andere Feiern

Du planst einen gemütlichen Nachmittag mit Deinen Freundinnen, Freunden oder Kollegen. Vielleicht einen Geburtstag, ein berufliches Meeting, eine Präsentation. Mal endlich die Oma wiedersehen oder die...

VB

53840 Troisdorf

27.04.2021

Fotomodell in 53347
Fotomodell

Suche weibliche Fotomodelle gegen Honorar für private Fotoaufnahmen, gerne auch Outdoor. Bereitschaft zu Dessousaufnahmen sollte vorhanden sein. Erfahrungen vor der Kamera sind nicht zwingend...

50 € VB

53347 Alfter

27.04.2021

Grafikdesign/Mediengestaltung/Corporate Design/ Logogestaltung in 53123
Grafikdesign/Mediengestaltung/Corporate Design/ Logogestaltung

Zu meinen Leistungen gehören unter anderem:
(aus dem Print und dem Webbereich)
- Logogestaltung
- Visitenkarten
- Header, Titelbilder etc.
- Speisekarten
- Banner / Werbebanner
- Fotocollagen
...

30 € Stundensatz

53123 Bonn

11.04.2021

Verschenkt mit Herz in 53840
Verschenkt mit Herz

Wir bedrucken:
> Tassen
> Mousepads
> Kissen
> Leinwände
. . . und so einiges mehr .
Natürlich bieten wir auch Mengen Rabatte
Wenn Sie weitere Wünsche haben, dann schreiben Sie uns einfach an...

VB

53840 Troisdorf

07.04.2021

Mehr Kleinanzeigen zu Kreatives & Events

 

Bildquellen :

Bild 1 : © Pixabay.com / kherrmann

Bild 2 : © Pixabay.com / hpgruesen

Bild 3 : © Pixabay.com / NadineDoerle